各系（部、学院）、各处室：

依据新修订《档案法》《河北省档案工作条例》《唐山市档案工作管理办法》《高等学校档案管理办法》的要求，2022年学院档案归档工作现已开始。为确保归档工作顺利进行，按时保质地完成归档任务，实现档案工作标准化、规范化、信息化管理现将相关事宜通知如下：

一、归档范围

1．2022年1月1日至2022年12月31日期间，学院党政管理、教学、科研、基建、设备等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料均应归档。文件材料归档范围请参照《唐山职业技术学院文件材料归档范围和保管期限表》（附件1）。

2．归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。同一事项不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

3．如有在2022年重大活动中产生的文字、声像、图表等材料要按归档要求整理专卷归档。

4．获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。

5.新型冠状病毒肺炎疫情防控期间形成的文件材料以及声像、照片、实物等材料均应归档。

6．往年应归档但尚未归档的文件材料，请各单位及时检查，一并移交，确保归档材料齐全完整。

二、归档要求

1．档案工作事关学院办学成果的留存、查询以及历史底蕴的彰显，对学院长足发展具有重要意义。各单位主要负责人要高度重视此项工作，兼职档案员切实履行工作职责，保证归档文件材料收集完整齐全。

2．对于应由学院档案室归档保存的文件材料，任何部门和个人不得以任何理由私自保存或据为己有。

3．立卷归档的材料应提供原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，使用压感纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。

4．归档材料要确保完整，各单位在整理过程中要逐件检查，不要缺项、漏项，不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

5．科研、基建、设备等专业性归档材料，以项目为单位进行整理，立卷、分类组卷完成后方可移交。

6．归档的照片、音像档案须标明事由（事件）、地点、时间、人物、摄影者、移交单位等要素。

三、时间安排

1．文书、电子档案于10月20日前移交学院档案室。

2．照片、实物类档案于档案形成后及时上交档案室。

3．科研、仪器设备、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。

4．教学档案于每届学生毕业生后移交档案室。

5．财会档案，在会计年度终了后，可由财务处保管三年，期满后由财务会计部门编造清册，移交档案室。

四、归档手续

档案整理完毕后，须经档案室档案人员按归档要求进行检查验收。移交档案时，交接双方当请将档案和档案目录一份交档案室，并填写档案移交登记表（附件2），一式两份，由归档部门和档案室双方负责人、移交人、接收人签字，加盖公章，双方各存一份备查。

各单位在档案整理过程中，如有问题，请随时与档案室（306D305房间）联系。档案室电话：2368826。

 

附件：

1.《唐山职业技术学院文件材料归档范围和保管期限表》

2.2022年度档案移交登记表

 

学院档案室

2023年10月10日